Privacyverklaring - Open Hof Dordrecht

Privacyverklaring 2019

Betrokken en geborgen

De mensen van de Open Hof vormen een deel van Jezus’ kerk in Dordrecht. Dit uit zich daarin dat we op elkaar betrokken zijn. We willen elkaar ontmoeten, leren kennen, met elkaar meeleven en elkaar ondersteunen, zowel in voor- als tegenspoed. We volgen daarmee het voorbeeld van Jezus’ bewogenheid. Dit werkt zich uit naar de wijze waarop we met elkaar omgaan. De Open Hof wil een gemeente zijn waar zorgvuldig met mensen en met persoonlijke informatie wordt omgegaan.

Pastoraat

Net als in een familie, wordt pastorale kennis niet breeduit gedeeld. Dit om een veilige, betrouwbare en geborgen onderlinge relatie in stand te houden.
De Open Hof Dordrecht kent een kringenstructuur. De kringen vormen de basis van de pastorale zorg van de gemeente. De kring en degene die binnen de kring iets persoonlijks deelt zijn beiden verantwoordelijk voor het beschermen van die geborgenheid.
Van de pastorale zorg die verleend wordt door ambtsdragers of aangewezen gemeenteleden wordt geen verslaglegging gedaan; er wordt ook geen dossier opgebouwd. Eventuele aantekeningen worden zoveel mogelijk op papier gemaakt en niet gedeeld met anderen. Indien uit gesprekken iets gedeeld zou moeten worden met anderen, gebeurt dit met medeweten en toestemming van de betrokkene.

Meeleven

Persoonlijke berichten over de levenssituatie (denk aan ziekte, zorgen, vreugde) kunnen worden gepubliceerd in het liturgieblad (papier), de weekmail (e-mail) en de Hofmail (op papier of via e-mail). De inhoud hiervan wordt verzorgd door de predikant. Of en wat erin komt te staan wordt vooraf altijd afgestemd met de betrokkene. We gebruiken een zodanige bewoording dat de lezer weet welke situatie er speelt. Iedereen kan dan persoonlijk voorbede doen voor de levenssituatie van een broeder of zuster. Hierbij worden alleen namen genoemd, geen verdere contactgegevens. Contactgegevens kunnen gemeenteleden opzoeken in de gemeentegids.
De weekmail wordt alleen verzonden aan gemeenteleden. Van de Hofmail zijn twee edities: voor gemeenteleden en voor niet-gemeenteleden. In die laatste worden persoonsgegevens zoals adresmutaties en verjaardagen verwijderd. Namen van scribenten en contactgegevens voor activiteiten blijven leesbaar.

Diaconie

Diaconale hulpvragen worden besproken in het diaconale team, tenzij de aanvrager uitdrukkelijk verzoekt dit niet te doen. Als het tot (financiële) hulp komt heeft de penningmeester van de diaconie een summiere administratie van wat er per periode overgemaakt zal worden. Er wordt geen verslag gedaan van de aanvragen en/of uitkeringen naar de kerkenraad.

Geluids- en video-opname en uitzending kerkdienst

De kerkdienst is het moment dat de gemeente elkaar ontmoet, met elkaar meeleeft en elkaar ondersteunt. Dit vraagt dat persoonlijke zorgen en noden soms benoemd worden in de voorbede of de aankondigingen aan het begin van de dienst. Dit alles vraagt een zorgvuldige afstemming waar het gaat om persoonlijke informatie.
Hiervoor nemen we deze maatregelen:

Tijdens mededelingen vooraf en voorbede tijdens de dienst geen geluidsopname.
Eventuele camera’s zijn gericht op het podium
Tijdens kindermoment en avondmaal geen camerabeelden die opgenomen of uitgezonden
worden (wel geluid) Iedereen die actief meewerkt aan de dienst (muziek, mededeling e.d.) zal in een opname te horen of te zien zijn.

Delen van (beeld)materiaal door gemeenteleden en bezoekers

We vragen iedereen die zelf beeldmateriaal maakt zich ook te houden aan de principes uit dit document en de regelgeving van de overheid. Publiceer dus zonder overleg met betrokkenen geen foto’s of video’s waar mensen duidelijk herkenbaar op te zien zijn. Als leden of bezoekers toch ongewenst beeldmateriaal publiceren verzoeken we dit onderling te bespreken en op te lossen.

Verantwoordelijke

De oudste met de portefeuille Facilitair Beheer is namens de kerkenraad verantwoordelijk voor de naleving van de richtlijnen in dit document. Wijzigingen in de richtlijnen worden vastgesteld door de kerkenraad.

Verwerkingsregisters Open Hof

De Open Hof Dordrecht heeft geen centraal register waar alle informatie gecombineerd bewaard wordt. Pastorale en diaconale informatie worden niet vastgelegd in deze registers. Met die informatie wordt extra zorgvuldig omgegaan en wordt waar echt noodzakelijk alleen gedeeld met kerkenraadleden of functionarissen die direct betrokken zijn.

Register	Doel	Toegang
Leden administratie	Contactgegevens (indien aangeleverd, dit is niet verplicht. Er kan ook gekozen worden om gegevens bekend te maken onder geheimhouding). Kerkelijk verleden (lidmaatschap, doop e.d.) voor zover door het gemeentelid is aangeleverd. Pasfoto indien aangeleverd door het gemeentelid.	Digitale toegang alleen voor de beheerder van de ledenadministratie. De administratie verloopt niet via een internetverbinding. Aanvragen om gegevens uit de ledenadministratie lopen via de beheerder. Externe aanvragen worden afgewezen, interne aanvragen worden zeer terughoudend gehonoreerd. Doorgaans alleen in het kader van projecten waar iemand van de kerkenraad (of scriba) bij betrokken is.
Financiële administratie	Voor het uitvoeren van financiële administratie is het nodig een gedeelte van de ledenadministratie (naam, adres en contactgegevens) over te nemen.	Alleen de penningmeester heeft toegang tot deze gegevens. Er is een verwerkings-overeenkomst met de aanbieder van het softwarepakket.
Adressenboekje	Doel is onderling contact mogelijk te maken. Een gedeelte van de gegevens uit de ledenadministratie wordt gepubliceerd in een adressenboekje op papier. Dit boekje wordt uitgereikt aan alle gemeenteleden.	Ieder gemeentelid krijgt het adressenboekje. Verwacht wordt dat men de gegevens uit dit boekje niet deelt met niet-gemeenteleden.
Interne website	Doel is onderling contact te bevorderen. Na het inloggen op de interne website is de ledenlijst (naam, leeftijd en pasfoto) in te zien voor gemeenteleden. Deze gegevens zijn afkomstig uit de ledenadministratie. Je kan bij de ledenadministratie aangeven dat de vermelding verwijderd moet worden.	Alle gemeenteleden met een wachtwoord. Vertrokken gemeenteleden hebben geen toegang meer.